หางานใหม่ สมัครงาน ฝากประวัติ

เทคนิคง่ายๆ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการรายงาน




เทคนิคง่ายๆ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการรายงาน
เขียนโดย ทองพันชั่ง พงษ์วารินทร์
วันที่เขียน 5 กันยายน 2553
มูลเหตุจูงใจ ตอนไปบรรยายหลักสูตร ทักษะการแก้ไขปัญหา สำหรับหัวหน้างาน ที่บริษัท CPF (มหาชัย)
และหลักสูตรทักษะการเขียนรายงานที่มีประสิทธิภาพ บริษัท ฟูรูคาวา ยูนิคอม เอ็นจิเนียริ่ง จำกัด

การสนทนาระหว่าง หัวหน้างาน กับลีดเดอร์ เพื่อรายงานปัญหาความผิดปกติที่เกิดขึ้น
หัวหน้า “ไหนเล่ามาซิว่าเรื่องมันเป็นยังไง มายังไง” หัวหน้างานถามลูกน้องด้วยความสงสัย ลีดเดอ
ร์ “เอ่อ!!! เรื่องก็มีอยู่ว่า เมื่อวานตอนที่พนักงานเขาขับรถโฟลค์ลิฟท์ เพื่อยกของลงจากรถ ปรากฎว่ากล่องงานตกเสียหาย ครับ”
“ไหนบอกมาซิว่าใครเป็นคนทำ?” “ออดครับ”
“แล้วเหตุเกิดขึ้นตอนกี่โมง?” “ตอนประมาณ สี่โมงเย็นครับ”
“มีงานอะไรเสียบ้าง?” “กล่องบรรจุสายไฟจำนวน 2 กล่อง และกล่องใส่เทปอีก 1 กล่องครับ”
“แล้วร่วงตรงไหนล่ะ?” “ตรงหน้าสโตร์ครับ ตอนรับของเข้าเก็บในสโตร์”
“แล้วเขาทำยังไงถึงได้เกิดผิดพลาดได้ล่ะ?” “ก็ฝนตกพรำๆ ออดเขารีบเพราะกลัวฝนตกหนัก และตรงหน้าสโตร์ ก็มืดเพราะหลอดไฟขาดใช้ไม่ได้ ขณะที่กำลังยกกล่องงานลง กล่องก็เลยไปกระแทกกับประตูข้างสโตร์ เพราะรีบ และมองไม่เห็นประตูนั้นครับ”
“แล้วคุณแก้ไขเบื้องต้นยังไง?” “ผมก็ นำงานออไปคัดแยก อันไหนใช้ได้ก็นำมาใช้ ส่วนอันไหนที่ใช้ไม่ได้ผมก็แยกทิ้ง แล้วก็มารีบแจ้งหัวหน้านี่แหละครับ”
“แล้วคุณคิดว่าจะป้องกันปัญหานี้อย่างไรไม่ให้เกิดซ้ำอีก?” “สำหรับออด ผมได้ตักเตือนเขาไปแล้ว และกำหนดมาตรการลงโทษ ส่วนหลอดไฟผมก็สั่งให้ช่างซ่อมบำรุงมาเปลี่ยนแล้ว”
“แล้วคุณคิดว่าปัญหานี้จะเกิดซ้ำอีกไหม?” “ไม่แน่นอนครับ เพราะผมจะติดตามการแก้ไขปัญหานี้อย่างใกล้ชิด รับรองครับว่า ภายในสามเดือนนี้ ปัญหาความเสียหายจะไม่เกิดขึ้นซ้ำอีกอย่างแน่นอนครับ”

จากเหตุการณ์นี้จะเห็นว่า หัวหน้าต้องมาตั้งคำถาม เพื่อให้ลูกน้องตอบ ซึ่งเป็นเรื่องที่น่าเบื่อมากสำหรับหัวหน้าที่ต้องมาเล่นเกมส์ ถามคำ ตอบคำอย่างนี้ (จริงไหมครับ?)

ซึ่งโดยส่วนใหญ่แล้วก็มักจะเป็นแบบนี้ ทำให้หัวหน้าหลายคนรู้สึกว่าเสียเวลา และเสียอารมณ์อีกต่างหาก
วันนี้ผมมีเครื่องมือ 5W&2H หลักการง่ายๆ ในการให้ข้อมูล ที่มีความถูกต้อง และกระชับ
โดย What = เกิดอะไรขึ้น ควรลอกรายละเอียดให้ครบถ้วน
Who = ชื่อผู้กระทำให้เกิดเหตุ อายุ แผนกที่ทำงาน หน้าที่ความรับผิดชอบ
When = เกิดขึ้นเมื่อใด ควรบอกวันที่ เวลา ให้ชัดเจน เวลาอะไร
Where = สถานที่ บอกให้ชัดเจน และแคบที่สุด
Why = ทำไมถึงทำล่ะ ไล่หาวัตถุประสงค์ของการทำงานนั้นๆ
How = ค้นหาว่า เขาทำผิดพลาดประการใดบ้าง หรือมีอะไรที่เป็นส่วนประกอบที่ทำให้เกิดข้อผิดพลาด
How much = เสียหายไปกี่บาท

เครื่องมือที่ผมคิดว่า ง่าย และมีประสิทธิภาพสูงสุดครับ ในกรณีที่เกิดปัญหา ควรคิดคำตอบไปด้วยว่า เราแก้ไขปัญหาเบื้องต้นไปอย่างไร (Corrective Action) และมาตรการป้องกันการเกิดซ้ำ (Preventive Action) อย่างไรบ้าง เพื่อที่เขาจะได้ไม่ต้องมาถามอีก จากเหตุการณ์ดังกล่าวข้างต้น
จะดีกว่าไหม? ถ้าลีดเดอร์ตอบคำถามว่า
“เมื่อวานตอนสี่โมงเย็น ขณะที่ออดกำลังขับรถโฟลค์ลิฟท์ เพื่อนำกล่องงานลงจากรถ บริเวณประตูรับของแผนกสโตร์ ปรากฏว่า กล่องงานไปชนกับประตูทำให้กล่องบรรจุสายไฟจำนวน 2 กล่อง และกล่องใส่เทปอีก 1 กล่อง ได้รับความเสียหาย ซึ่งสาเหตุเนื่องจากฝนตกพรำๆ ทำให้ต้องรีบ และหลอดไฟขาดให้บริเวณนั้นมืด มองเห็นไม่สะดวก ซึ่งการแก้ไขเบื้องต้นคือ ได้ตักเตือน และกำหนดมาตรการป้องกันสำหรับออด และอีกประการคือ ได้ให้ช่างซ่อมบำรุงแก้ไขหลอดไฟให้ใช้งานได้แล้ว และได้กำหนดมาตรการป้องกันเอาไว้ชัดเจน และได้แจ้งให้กับพนักงานทุกคนทราบแล้วครับ สำหรับการแก้ไขจะติดตามอย่างใกล้ชิดเป็นระยะเวลา 3 เดือนครับ” เทคนิคง่ายๆ แต่ได้ผลล้านเปอร์เซ็นต์ลองนำไปประยุกต์ใช้ดูนะครับ




ไปที่เว็บไซต์ หางาน สมัครงาน JOB Chance
 

 

บริการจัดฝึกอบรมสัมมนาบุคลากรภายในองคฺ์กร In-House Training    
ห้างหุ้นส่วนสามัญ อีซี่โร้ด  เลขที่ 20 ซ.ลาซาล 33 ม.3 ถ.สุขุมวิท 105 แขวงบางนา เขตบางนา กทม. 10260  เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร 2-7822-0323-5
**ที่อยู่ในการจัดส่งเอกสาร  เลขที่ 50/414 ซ.ลาซาล 35 ม.3 ถ.สุขุมวิท 105 แขวงบางนา เขตบางนา กทม. 10260
ติดต่อลงโฆษณา หรือสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ คุณสุนทรีย์  Tel: 089-107-0304   Email: soontaree@easyroadtraining.com


-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------